E-Rechnung: Erfahre alles Wichtige rund um die elektronische Rechnung

Im ersten Schritt bearbeitest du den Rechnungseingang. Richte dafür ein spezielles E-Mail-Postfach ein und kontrolliere dieses täglich, einschließlich des Spam-Ordners, damit keine Rechnungen verloren gehen. Ohne separates Postfach musst du den gesamten Mail-Eingang täglich prüfen. So vermeidest du Zahlungsverzögerungen.

• Kontrolliere bei jeder Rechnung auch die Lesbarkeit und verschiebe korrekt formatierte Rechnungen in einen Ordner „Rechnungseingang“ oder „Eingangsrechnungen“. Bei vielen Rechnungen und Geschäftspartnern richtest du am besten für jedes Jahr und jeden Partner einen eigenen Ordner ein.

Anschließend führst du die inhaltliche Rechnungsprüfung durch, bei überschaubarer Rechnungsanzahl auch parallel. Prüfe, ob eine Zahlungsverpflichtung besteht und ob Herkunft, Inhalt, Leistung und rechtliche Bestandteile korrekt sind. Kontrolliere zusätzlich, ob Absender und Rechnungsaussteller identisch sind, und gleiche die Rechnung mit Verträgen, Bestellungen und Preisvereinbarungen ab.

• Lege vorab fest, wie du mit fehlerhaften Rechnungen umgehst – z. B. Rücksendung unter Angabe der Beanstandungen. Speichere fehlerhafte Rechnungen separat und kennzeichne diese als offenen Vorgang.

Zeitgleich prüfst du die formellen Anforderungen des Umsatzsteuerrechts gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz. Stelle sicher, dass sich der Gesamtbetrag korrekt aus den einzelnen Positionen zusammensetzt und Umsatzsteuer sowie Bruttobetrag stimmen.

• Lege geprüfte Rechnungen in einem Ordner „geprüfte Rechnungen" ab, bei Bedarf mit Unterverzeichnissen nach Monat oder Lieferant. Bei fehlerhaften Rechnungen verfährst du wie bei Punkt 2.

Nach der Rechnungsprüfung buchst du die Rechnungen zeitnah und unverändert. Leite geprüfte elektronische Rechnungen möglichst täglich mit einem entsprechenden Kontierungshinweis an deine Buchhaltung oder Steuerberatung weiter. Hier kannst du den gleichen Prozess wie bei Papierrechnungen nutzen.

Achte bei der Bezahlung auf einen fristgerechten Ausgleich und beachte mögliche Skontofristen. Gib auf der Überweisung Rechnungsdatum und -nummer an, damit du jederzeit einen Bezug zwischen Rechnung und Zahlung herstellen kannst. Verschiebe gezahlte Rechnungen in einen Ordner mit der Bezeichnung „Bezahlte (Eingangs-)Rechnungen". Bei Bedarf erstellst du auch hier Unterverzeichnisse.

Im Anschluss archivierst du geprüfte und gebuchte Rechnungen elektronisch und bewahrst sie mindestens acht Jahre lesbar auf. Lege alle Rechnungen unverändert nach einem einheitlichen Schema ab, z. B. nach Eingangsdatum, Rechnungsnummer und Geschäftskontakt. Bei mehr als 120 bis 150 Rechnungen pro Jahr empfiehlt sich ein Rechnungseingangsbuch. Archiviere auch die zugehörigen E-Mails.

• Stelle sicher, dass niemand die archivierten Rechnungen verändern kann oder das System Veränderungen protokolliert. Erstelle regelmäßig Sicherungskopien, die auch in acht Jahren noch lesbar sein müssen.

Überprüfe, ob du das „ZUGFeRD-Format“ als übergreifendes Format für elektronische Rechnungen nutzen möchtest, statt individuelle Lösungen zu entwickeln. Der Standard erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln, und diese ohne weitere Hilfen auszulesen und weiterzuverarbeiten.

Bei Ausgangsrechnungen verfährst du analog. Erstelle auch hier separate Verzeichnisse, z. B. nach Jahren und Kunden, und lege ggf. weitere Verzeichnisse mit Bezeichnungen wie „Bezahlte (Ausgangs-)Rechnungen" an. Die Anforderungen an formelle und inhaltliche Aspekte sowie Archivierung gelten analog den Eingangsrechnungen.

Informiere alle Geschäftspartner schriftlich über die Voraussetzungen der elektronischen Rechnungsstellung.

Ja, eine Rechnung per Mail ist gültig. Sofern die erstellte elektronische Rechnung die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, kannst du diese auch per E-Mail versenden. Du benötigst mittlerweile keine digitale Signatur mehr.

Du darfst eine Rechnung als PDF versenden, jedoch entspricht dies nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung, weil ein PDF keine strukturierten Datensätze enthält, die sich maschinell verarbeiten lassen. Eine E-Rechnung muss Daten in einem formatierbaren XML-Format bereitstellen, damit Systeme diese automatisiert austauschen und weiterverarbeiten können. PDFs sind nur bildhafte Darstellungen. Um die Daten zu erfassen, musst du manuell eingreifen – etwa mithilfe einer Texterkennungssoftware. Dadurch entsteht ein Medienbruch, der es erschwert, Prozesse zu automatisieren. E-Rechnungen hingegen ermöglichen es, Rechnungen medienbruchfrei und voll automatisiert auszutauschen.

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei – wenn du diese direkt öffnest, siehst du nur maschinenlesbaren Code. Um die Rechnung visuell darzustellen, benötigst du einen sogenannten Viewer. Die Finanzverwaltung stellt über das ELSTER-Portal unter e-rechnung.elster.de einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer bereit. Dort lädst du die XML-Datei hoch und siehst die Rechnung in einer übersichtlichen, lesbaren Darstellung – ganz ohne Anmeldung oder ELSTER-Konto. Alternativ lesen Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office XRechnungen automatisch ein und zeigen alle Rechnungsdaten direkt in der Software an. ZUGFeRD-Rechnungen hingegen enthalten.

Beide Formate erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931, unterscheiden sich aber in Aufbau und Anwendung:

Beide Formate sind für die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich zugelassen. Welches Format sich für dich eignet, hängt davon ab, ob du vor allem mit Behörden oder mit anderen Unternehmen zusammenarbeitest.

Für Barkäufe gelten keine Sonderregelungen. Das bedeutet: Auch wenn du als Unternehmer beispielsweise Material im Baumarkt kaufst oder ein Geschäftsessen im Restaurant bar bezahlst, muss der Rechnungsaussteller eine E-Rechnung erstellen, sobald der Rechnungsbetrag 250 Euro brutto übersteigt. Das hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in seinen FAQ ausdrücklich klargestellt.

Praxistipp
In der Regel erhältst du vor Ort zunächst einen regulären Kassenbeleg als sonstige Rechnung. Hinterlasse deine E-Mail-Adresse, damit der Verkäufer dir anschließend eine korrekte E-Rechnung nachsenden kann. Liegt der Betrag bei 250 Euro oder darunter, handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung – hier besteht keine E-Rechnungspflicht.

Freiberufler und Vermieter gelten umsatzsteuerlich als Unternehmer im Sinne des UStG. Deshalb müssen auch sie seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten die allgemeinen Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Spätestens ab 2028 müssen auch Freiberufler und Vermieter E-Rechnungen im B2B-Verkehr ausstellen. Eine Ausnahme besteht bei steuerfreien Leistungen: Wer ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringt – etwa bestimmte Heilbehandlungen oder die Vermietung von Wohnraum – muss keine E-Rechnungen ausstellen, muss sie aber trotzdem empfangen können.

Eine E-Rechnung, die du bereits versendet hast, darfst du nicht nachträglich ändern oder überschreiben. Gehe stattdessen in drei Schritten vor:

1. Stornorechnung erstellen: Erstelle eine Stornorechnung, die die fehlerhafte Originalrechnung vollständig aufhebt. Führe darin alle ursprünglichen Beträge mit negativem Vorzeichen auf und verweise eindeutig auf Rechnungsnummer und Datum der Originalrechnung.
2. Korrigierte Rechnung ausstellen: Stelle eine neue, korrekte Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer aus.
3. Alle Dokumente archivieren: Bewahre alle drei Dokumente – Originalrechnung, Stornorechnung und korrigierte Rechnung – GoBD-konform auf.

Wichtig: Auch die Stornorechnung und die korrigierte Rechnung müssen im strukturierten E-Rechnungsformat (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen, wenn die Originalrechnung eine E-Rechnung war.

Vereine sind von der E-Rechnungspflicht betroffen, soweit sie unternehmerisch tätig sind. Das betrifft beispielsweise Sportvereine, die Werbeflächen verkaufen, Catering bei Veranstaltungen anbieten oder Räumlichkeiten an andere Unternehmen vermieten. Für solche B2B-Umsätze müssen auch Vereine seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Nach Ablauf der Übergangsfristen gilt das auch für den Versand. Rein ideelle Tätigkeiten und Mitgliedsbeiträge fallen dagegen nicht unter die E-Rechnungspflicht.